SHARE ON

PRIVACY POLICY

NOTA DE INFORMARE CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL IN PROCESUL DE RECRUTARE AL SG EBS

 

  1. PREVEDERI GENERALE

Prin prezenta Nota de Informare Societe Generale European Business Services SA (in continuare “SG EBS” / “Compania” sau “Operatorul”) doreste sa va aduca la cunostinta motivele pentru care datele dvs. cu caracter personal sunt prelucrate de catre subscrisa precum si o serie de alte informatii referitoare la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal astfel incat sa va puteti exprima un consimtamant informat in ceea ce priveste posibilitatea SG EBS de a va prelucra datele cu caracter personal in scopul depunerii demersurilor necesare in vederea recrutarii dvs. .

Astfel, ulterior comunicarii de catre SG EBS a prezentei Note de Informare, veti fi intrebat/a daca sunteti de acord ca datele dvs. de identificare si de contact, precum si cele continute in documente precum CV-uri, scrisori de intentie etc. (denumite in continuare “Date cu Caracter Personal”) sa fie prelucrate de catre SG EBS in scopurile descrise mai jos, printre care se numara si crearea unui profil in baza de date a Societe Generale, astfel cum aceasta operatiune de prelucrare este descrisa mai jos.

De asemenea, in cazul in care datele dvs. cu caracter personal ne-au parvenit din alte surse precum agentii de recrutare, care va vor informa si acestea la radul lor si va vor solicita consimtamantul in virtutea calitatii acestora de Operatori independenti de prelucrare a datelor, SG EBS va va furniza prin intermediul platformei online ce gestioneaza baza de date a Societe Generale, informarea cu privire la prelucrarea datelor dvs. de catre SG EBS. In aceste situatii, dvs. veti fi contactat de catre agentia de recrutare cu care va aflati intr-o relatie directa, iar aceasta din urma va va intreba daca sunteti de acord ca datele dvs. cu caracter personal sa fie comunicatre catre SG EBS pentru a va depune o candidatura pentru una dintre pozitiile deschise in cadrul SG EBS. In masura in care dvs. veti fi de acord, agentia de recrutare va introduce datele dvs. in cadrul platformei online de recrutare a Societe Generale. Ulterior dvs. veti primi un mail ce va contine atat un link de informare catre datele dvs. cat si un link care va conduce la posibilitatea dvs. de a va exercita dreptul de opozitie si de a va sterge datele cu caracter personal din baza de date Societe Generale.

 

  1. DEFINITII APLICABILE

Operator de date cu caracter personal – persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal;

Persoana imputernicita – persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului;

Date cu caracter personal – orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”);

Persoana vizata – persoana ale carei date cu caracter personal sunt colectate si prelucrate – in cazul prezentei Politici, candidatul pentru una dintre pozitiile deschise in cadrul SG EBS detine calitatea de “persoana vizata”

GDPR – Regulamentul European Nr. 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date

Societe Generale – Grupul de entitati din care Societe Generale European Business Services face parte.

SG EBS – Societe Generale European Business Servicess SA. Entitate cu personalitate juridica, legal infiintata in Romania si parte a Grupului Societe Generale SA.

 

  1. CATEGORIILE DE DATE PRELUCRATE

SG EBS va colecteaza si prelucreaza datele dvs. de identificare (ex. Nume, prenume, adresa de e-mail, numar de telefon de contact), informatii referitoare la experienta dvs. profesionala si educationala (informatii regasite in Curriculum Vitae), Curriculum vitae precum si recomandari de la angajatori anteriori in vederea prelucrarii acestora pentru efectuarea demersurilor necesare indeplinirii procesului de recrutare.

 

  1. DE UNDE COLECTAM DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL

Pe langa datele cu caracter personal obtinute direct de la dvs, putem obtine si prelucra date relevante pentru procesul de recrutare de la:

  1. Agentii de recrutare si platforme de recrutare online (obtinem date de contact, precum si date in legatura cu istoricul profesional, personal si social al candidatilor);
  2. Recomandari ale unor potentiali candidati facute de salariatii SG EBS;
  3. Recomandari ale unor potentiali candidati facute de societati membre ale grupului Société Générale;
  4. Retele profesionale sau alte retele de socializare.

 

  1. SCOPUL IN VEDEREA CARUIA DATELE CU CARACTER PERSONAL SUNT PRELUCRATE

SG EBS prelucreaza datele dvs. personale în scopul efectuării demersurilor necesare pentru demararea si parcurgerea procesului de recrutare. Aducerea la indeplinire a acestui scop va consta, pe de o parte, in verificarea informatiilor mai sus indicate, iar pe de alta parte, in interviuri intre dvs. si reprezentanti ai SG EBS.

Precizăm că prelucrarea acestor date este necesară pentru evaluarea compatibilității dvs. cu postul pentru care doriti sa aplicati sau ați aplicat în cadrul SG EBS și/sau cu alte posturi disponibile în cadrul organizației noastre.

Refuzul dvs. de a furniza datele cu caracter personal precum si refuzul dvs. de a va fi prelucrate datele de catre SG EBS poate conduce la imposibilitatea SG EBS de a va include in procesul de recrutare si, acolo unde este cazul, de a intra în raporturi contractuale cu dumneavoastră.

 

  1. TEMEIUL PRELUCRARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Scopul prelucrarii Temeiul prelucrarii
Colectarea si stocarea datelor de identificare, inclusiv a informatiilor ilustrate in CV, scrisoare de recomandare in vederea identificarii candidatilor potriviti pentru o anumita pozitie deschisa de SG EBS Consimtamantul dvs.
Crearea Contului individual in platforma Online de recrutare a Societe Generale Consimtamantul dvs.
Organizarea Interviurilor – contactarea candidatilor selectati si sustinerea interviurilor de angajare Incheierea unui contract sau efectuarea demersurilor necesare in vederea incheierii unui contract
Filtrarea candidatilor pe listele publice de sanctiuni internationale si terorism instituite prin acte/rezolutii ale organismelor internationale precum Consiliul de Securitate al Organizației Națiunilor Unite, cu scopul de a preveni incalcarea legislatiei in domeniul aplicarii sancțiunilor internaționale si finantarii terorismului. Interesul legitim. Acesta este derminat de nevoia SG EBS de :

– prevenire a incalcarii regimului sanctiunilor internationale (e.g. rezolutiile ONU) si a legislatiei nationale conexe (e.g. OUG 202/2008) ;

– evitarea riscurilor reputationale generate de asocierea cu persoane care se regasesc pe listele de sanctiuni internationale si terorism.

– respectarea angajamentelor Societe Generale in raport cu autoritatile de reglementare in domeniu care prevad inclusiv implementarea de mecanisme de control adecvate prevenirii incalcarii legislatiei.

Identificarea candidatilor selectati pentru incheierea contractului de munca care sunt Persoane Expuse Politic cu scopul de a identifica si preveni riscurile de coruptie. Interesul legitim.  Acesta este derminat de nevoia SG EBS de :

– prevenire a incalcarii legislatiei nationale referitoare la prevenirea si combatearea coruptiei si a traficului de influenta.

– respectarea angajamentelor Societe Generale in raport cu autoritatile de reglementare in domeniu care prevad inclusiv implementarea de mecanisme de control adecvate prevenirii incalcarii legislatiei.

Demararea si perfectarea procesului de angajare prin inaintarea documentelor identificare si a celor de studii in vederea incheierii contractului de munca Incheierea unui contract sau efectuarea demersurilor necesare in vederea incheierii unui contract
Stocarea  datelor persoanelor  care au aplicat pentru o anumita pozitie, dar nu au fost selectate, sau au depus o candidatura fara a viza o anumita pozitie, in scopul contactarii acestora pentru alte pozitii viitoare in cadrul SG EBS (stocare in cadrul platformei online de recrutare a Societe Generale) Consimtamantul dvs.

 

  1. TERMENUL DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Categorii de date Categorii de persoane vizate Scopul prelucrarii Termen de stocare
Date de identificare,  inclusiv informatiile ilustrate in CV, precum experienta profesionala si educationala, Scrisoarea de recomandare Persoane care si-au depus candidatura pentru una dintre pozitiile deschise de SG EBS precum si persoane ale caror date cu caracter personal au fost colectate de catre SG EBS din surse publice precum site-uri de recrutare (EJobs, Best Jobs, LinkedIn, HIPO etc) Colectarea si stocarea datelor de identificare, inclusiv a informatiilor ilustrate in CV, scrisoare de recomandare in vederea identificarii candidatilor potriviti pentru o anumita pozitie deschisa de SG EBS 2 ani de la data depunerii candidaturii pentru candidaturile depuse direct de catre persoanele vizate precum si pentru candidaturile acceptate ca urmare a contactarii din parte SG EBS a potentialilor candidati prin platforme precum LinkedIn, EJobs, Best Jobs, Hipo;

2 ani de la data colectarii datelor de catre SG EBS pentu datele colectate de catre SG EBS din alte surse decat de la persoana vizata

Date de identificare, inclusiv informatiile ilustrate in CV, precum experienta profesionala si educationala, Scrisoarea de recomandare Persoane care si-au depus candidatura pentru una dintre pozitiile deschise de SG EBS precum si persoane ale caror date cu caracter personal au fost colectate de catre SG EBS din surse publice precum site-uri de recrutare (EJobs, Best Jobs, LinkedIn, HIPO etc) Crearea Contului individual in platforma Online de recrutare a Societe Generale 2 ani de la data depunerii candidaturii pentru candidaturile depuse direct de catre persoanele vizate precum si pentru candidaturile acceptate ca urmare a contactarii din parte SG EBS a potentialilor candidati prin platforme precum LinkedIn, EJobs, Best Jobs, Hipo;

2 ani de la data colectarii datelor de catre SG EBS pentu datele colectate de catre SG EBS din alte surse decat de la persoana vizata

Date de identificare, date de contact (numar de telefon, adresa de e-mail),  inclusiv informatiile ilustrate in CV, precum experienta profesionala si educationala, Scrisoarea de recomandare precum si notitele reprezentantului SG EBS responsabil cu desfasurarea procesului de recrutare si privitoare la desfasurarea interviurilor si la profilul candidatului Persoane care si-au depus candidatura pentru una dintre pozitiile deschise de SG EBS precum si persoane ale caror date cu caracter personal au fost colectate de catre SG EBS din surse publice precum site-uri de recrutare (EJobs, Best Jobs, LinkedIn, HIPO etc) Organizarea Interviurilor – contactarea candidatilor selectati si sustinerea interviurilor 2 ani de la data interviului
Date de identificare (nume si prenume), tara de resedinta si  ocazional, in cazul unei coincidente de nume cu o persoana inclusa pe listele de sanctiuni internationale se poate prelucra data nasterii. Persoanele care si-au depus candidatura pentru una din pozitiile deschise de catre SG EBS si care au ajuns in stadiul final al procesului. Verificarea ca persoana care urmeaza sa fie angajata nu se regaseste pe listele de sanctiuni internationale si terorism, avand in vedere legislatia internationala si nationala care interzice companiilor sa finanteze astfel de persoane. 2 ani de la data colectarii datelor cu caracter personal
Date de identificare (nume si prenume) si ocazional, in cazul unei coincidente de nume cu o persoana publica (expusa politic) se poate prelucra si data nasterii.

 

In cazul confirmarii statutului de persoana expusa politic se va prelucra si functia / experienta profesionala.

Candidatul selectat de catre SG EBS pentru incheierea Contractului Individual de munca aferent pozitiei deschise de catre SG EBS Recrutarea/angajarea unei Persoane expuse politic poate prezenta un potențial risc de corupție pentru SG EBS. Identificarea persoanelor expuse la aceasta categorie de risk este un pas necesar pentru a asigura ca SG EBS nu incalca legislatia referitoare la prevenirea si combaterea coruptiei. 2 ani de la data deciziei de angajare
Date de identificare, date de contact (numar de telefon, adresa de e-mail) Candidatul selectat de catre SG EBS pentru incheierea Contractului Individual de munca aferent pozitiei deschise de catre SG EBS Demararea si perfectarea procesului de angajare prin inaintarea documentelor identificare si a celor de studii in vederea incheierii contractului de munca 2 ani de la data deciziei de angajare
Date de identificare,  inclusiv informatiile ilustrate in CV, precum date de contact. experienta profesionala si educationala, Scrisoarea de recomandare acolo unde este cazul Persoane care si-au depus candidatura pentru una dintre pozitiile deschise de SG EBS sau au depus o candidatura fara a viza o anumita pozitie Stocarea datelor persoanelor  care au aplicat pentru o anumita pozitie, dar nu au fost selectate, sau au depus o candidatura fara a viza o anumita pozitie, in scopul contactarii acestora pentru alte pozitii viitoare in cadrul SG EBS (stocare in cadrul platformei online de recrutare a Societe Generale) 2 ani de la data colectarii datelor cu caracter personal

 

  1. CATEGORIILE DE DESTINATARI AI DATELOR

Datele dvs. cu caracter personal, astfel cum acestea au fost descrise in paragrafele anterioare, vor fi prelucrate de catre SG EBS in scopurile prezentate mai sus. SG EBS isi desfasoara activitatea de prelucrare a datelor pe teritoriul Romaniei.

De asemenea, in limita consimtamantului dvs., datele dvs. cu caracter personal vor fi prelucrate si stocate  prin intermediul platformei online de recrutare a Grupului Societe Generale, denumita Taleo si stocata pe infrastructura Societe Generale din Franta, dar si pe infrastructura furnizorului solutiei IT denumita Taleo. Transferul datelor cu caracter personal in afara granitelor UE, catre acest furnizor, se realizeaza in conformitate cu garantiile solicitate de Regulamentul UE Nr. 679/2016 (« GDPR ») pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, garanii reprezentate de semnarea cu acest furnizor a Clauzelor Contractuale Standard, in conformitate cu Deciziile Comisiei Europene.

  1. DREPTURILE DE CARE BENEFICIATI CA URMARE A PRELUCRARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL DE CATRE SG EBS

In calitatea de persoana vizata beneficiati de o serie de drepturi prevazute de Regulamentul European nr. 679/2016 privind protectia datelor cu caracter personal (“GDPR”), astfel cum sunt acestea descrise in cele ce urmeaza precum si asttfel cum aceste drepturi sunt reglementate de catre GDPR. Prevederile din prezenta Politica referitoare la drepturile persoanei vizate cu privire la prelucrarea datelor ce ii apartin se aplica in conformitate cu Regulamentul European Nr. 679/2016 precum si in conformitate cu legislatia nationala in vigoare.

  1. Dreptul de acces la date

In calitate de persoana vizata aveti dreptul de a solicita si de a obtine din partea SG EBS o confirmare a faptului ca datele dvs. sunt sau nu prelucrate de catre SG EBS, iar in caz afirmativ aveti dreptul de acces la datele respective precum si la informatii cum ar fi: scopurile prelucrarii, categoriile de date prelucrate, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor, perioada de pastrare a datelor astfel prelucrate. De asemenea, in masura in care SG EBS a obtinut datele dvs. cu caracter personal din alte surse si nu de la dvs. direct, puteti solicita orice informatii disponibile cu privire la sursa datelor astfel colectate.

  1. Dreptul la rectificare

In calitate de persoana vizata aveti dreptul de a obtine de la SG EBS rectificarea si/sau completarea datelor cu caracter personal inexacte si/sau incomplete si care va privesc.

  1. Dreptul la stergerea datelor (“Dreptul de a fi uitat”)

In calitate de persoana vizată aveti dreptul de a obține din partea SG EBS ștergerea datelor cu caracter personal care va privesc, iar SG EBS are obligația de a șterge datele cu caracter personal fără întârzieri

nejustificate în cazul în care se aplică unul dintre următoarele motive:

  1. datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;
  2. Va retrageti consimțământul pe baza căruia are loc prelucrarea, acolo unde temeiul prelucrarii datelor este reprezentat de consimtamantul dvs.;
  • Va exercitati dreptul la opozitie
  1. datele cu caracter personal au fost prelucrate illegal
  2. datele cu caracter personal trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale care revine SG EBS în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern
  3. datele cu caracter personal au fost colectate în legătură cu oferirea de servicii ale societății informaționale

Obligatia SG EBS de a va sterge datele cu caracter personal nu se va aplica în măsura în care prelucrarea este necesară:

(a) pentru exercitarea dreptului la liberă exprimare și la informare;

(b) pentru respectarea unei obligații legale care prevede prelucrarea în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului national;

(c) pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

  1. Dreptul la restrictionarea prelucrarii

In calitate de persoana vizata aveti dreptul de a solicita SG EBS si de a obtine din partea acestuia restrictionarea prelucrarii datelor ce va apartin in cazul in care se aplica unul din urmatoarele:

  1. a) contestati exactitatea datelor, pentru o perioadă care sa permita SG EBS să verifice exactitatea

datelor;

(b) prelucrarea este ilegală, iar dvs. va opuneti ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb

restricționarea utilizării lor;

(c) SG EBS nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar dvs.  le solicitati

pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; sau

(d) dvs. v-ati  opus prelucrării datelor pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale SG EBS prevalează asupra celor invocate de dvs.

  1. Dreptul la portabilitatea datelor

In calitate de persoana vizată aveti dreptul de a primi datele cu caracter personal care  va privesc și pe care le-ati furnizat SG EBS într-un format structurat (de ex printr-un formular online), utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și aveti dreptul de a transmite aceste date altui operator, fără obstacole din partea SG EBS, în cazul în care:

(a) prelucrarea se bazează pe consimtamant; si

(b) prelucrarea este efectuata prin mijloace automate.

  1. Dreptul la opozitie

In orice moment va puteti opune, din motive legate de situatia dvs. particulara, prelucrarii realizate in temeiul interesului public sau al interesului legitim urmatit de SG EBS sau de catre o terta parte. SG EBS  nu va mai prelucra datele cu caracter personal ce va apartin, ca urmare a exercitarii acestui drept de catre dvs. , cu excepția cazului în care SG EBS  are motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea sau atunci cand  scopul prelucrarii in continuare a datelor este reprezentat de constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță al SG EBS.

 

Cu exceptia dreptului de a va adresa Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, va puteti exercita oricare dintre aceste drepturi prin inaintarea unei solicitari in acest sens catre privacysupport@socgen.com sau direct catre Ofiterul pentru protectia datelor la adresa data-protection-sgebs.eur@socgen.com , sau prin inaintarea unei cereri scrise,  datata si semnata catre adresa Bucuresti, Strada Preciziei Nr. 24, West Gate, Cladirea H5, etaj 1.

 

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)

B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, România

 

  1. RETRAGEREA CONSIMTAMANTULUI

Pentru acele operatiuni de prelucrare a datelor dvs. cu caracter personal care, conform prevederilor de mai sus, sunt intemeiate pe consimtamantul dvs., dvs. va puteti retrage oricand acest consimtamant prin inaintarea unei solicitari in acest sens catre privacysupport@socgen.com sau direct catre Ofiterul pentru protectia datelor la adresa data-protection-sgebs.eur@socgen.com , sau prin inaintarea unei cereri scrise,  datata si semnata catre adresa Bucuresti, Strada Preciziei Nr. 24, West Gate, Cladirea H5, etaj 1.

 

  1. LOCATIA UNDE DATELE DVS. SUNT PRELUCRATE SAU STOCATE

In vederea aducerii la indeplinre a scopurilor  prezentate mai sus, datele dvs. cu caracter personal vor fi prelucrate teritoriul Romaniei. Cu toate acestea, SG EBS, facand parte din Grupul Societe Generale beneficiaza de o parte din infrastructura tehnica a Grupului Societe Generale, infrastructura situata in Franta precum si de suport tehnic din partea altor entitati din Grup aflate in Uniunea Europeana precum si in alte state din afara UE precum India. Astfel, datele dvs. cu caracter personal vor fi stocate in cadrul infrastructurii situate in Franta, iar in masura in care vor fi necesare eventuale transferuri catre state care nu asigura un nivel de protectie adecvat, acestea se vor realiza cu respectarea garantiilor adecvate, astfel cum acestea sunt prevazute de Regulamentul European Nr. 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date.

 

  1. MASURI TEHNICE SI ORGANIZATORICE APLICATE DE SG EBS IN VEDEREA ASIGURARII SECURITATII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

SG EBS a implementat o serie de masuri tehnice si organizatorice astfel incat sa asigure protectia datelor cu caracter personal prelucrate. Printre aceste masuri se numara urmatoarele:

  1. Limitarea datelor cu caracter personal colectate si prelucrate la cele strict necesare pentru recrutarea candidatilor;
  2. Acordarea accesului la datele cu caracter personal doar personalului care necesita un astfel de acces in functie de atributile detinute in cadrul SG EBS precum si in functie de nevoia de a sti de a cunoaste si de a avea;
  3. Pseudonimizarea si/sau criptarea datelor cu caracter personal acolo unde o astfel de perelucrare permite atingerea scopurilor pentru care datele au fost initial colectate;
  4. Asigurarea cursurilor necesare pentru personalul implicat in operatiunile de prelucrarea a datelor astfel incat acesta sa cunoasca cu exactitate procedurile interne si prevederile legale aplicabile in materia protectiei datelor cu caracter personal;
  5. Implementarea masurilor tehnice necesare in vederea asigurarii copiilor de siguranta precum si in vederea restabilirii accesului la date in timp util in cazul in care are loc un incident de natura fizica sau tehnica;
  6. Asigurarea confidentialitatii, integritatii, disponibilitatii si rezistentei sistemelor de prelucrare a datelor cu caracter personal prin implementarea masurilor tehnice si organizatorice necesare precum masuri de Securitate Informatica si de Securitate fizica pentru asigurarea preventiei divulgarii neautorizate a datelor si a accesului neautorizat la date

 

  1. DATE DE CONTACT ALE OFITERILOR PENTRU PROTECTIA DATELOR DIN CADRUL SG EBS

Societe Generale European Business Services – ana-maria.stefan@socgen.com / privacysupport@socgen.com